予約、勤怠の一元管理は、どうやってるんですか？
プライベートOfficeより
こんにちは。
YMC株式会社のヨリミツです。
さて早速なのですが、本日も先生からのご質問をいただきましたので、それに回答させていただきたいと思います。
また質問していただきましてありがとうございます。
先生の質問が多くの方の経営力向上につながると思います。
質問感謝しております。
先生からの質問は下記です。
いつもお世話になっております。
予約、勤怠の一元管理の話素晴らしいとおもいました。
もしも可能でしたら、詳しく教えて欲しいのです。
どんなソフトウエアをお使いなのでしょうか？
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、よろしくお願い致します。
◯◯鍼灸整骨院
このネタに反応していただきありがとうございます。
ヨリミツ治療塾でも当初は紙ベースの媒体で全て管理していたのですが、デスク周りは雑然とするし、以前のデータを探すときも簡単ではありませんでした。
デジタル媒体、そしてデータのクラウド化で、大きく生産性が向上したと感じております。
さて肝心の
- どんなソフトウェアを使っているか？
ということなのですが、なんと、特殊ソフトも使っていません。
無料のソフトを使用しています。
使っているのは「Googleドライブ」というGoogleが無料で提供している中の、「Googleスプレッドシート」です。
これを自社向けに少しアレンジして使っています。
アレンジと言ってもシステムを組まなければならないとかそんな難しい話ではありません。
単純に足し算、割り算の計算式を入れ込んでいるだけです。
このGoogleスプレッドシート及び、Google ドライブのメリット、デメリットを簡単に説明したいと思います。
Googleスプレッドシート及び、Google ドライブを使うメリット
１，閲覧権限、編集権限、コメントのみ可など権限を分けることができる
権限を分けることによって、特定の人だけ編集ができ、後の人は閲覧するだけ、またはコメントを横に書き込めるだけになり、間違って編集されたりするリスクが減ります。
ヨリミツ治療塾ではスポーツクラブでの治療院をしているのですが、そこへの支払いは売上ベースで支払い計算をしています。
そこで私たちはその担当者に事実としての売上を見せないといけないわけなのですが、これを誰かが勝手に編集してしまっては大きな混乱が起きます。
なので、このシートの編集はヨリミツの現場スタッフしか「編集ができない」というふうに設定をすると誰が記載違いをしたなどは明白なので余計な混乱は起きません。
２，クラウドに保存されている
以前は私が現場にいなくて、売上を確認する際は
- 現場に電話する
- 売上をメッセージしてもらう
という現場からのアクション、もしくは私からのアクションが必要でした。
しかしGoogleスプレッドシートは、クラウドに保存されているので、現場スタッフから私に報告してもらう必要はなく、私が自分のアカウントから売上の載っているシートを閲覧しにいったら良いだけです。
スタッフの手間、経営者がメール忘れの際に現場スタッフをプッシュする手間は間違いなく減りますし、インターネット回線が繋がっていればどこでも売上、予約などは確認することができます。
３，無料である
このGoogleドライブはかなりの容量を使わない限りは無料です。
私は便宜上、有料プランにしていますが、様々なデータをGoogle ドライブ内に保存しようとしない限り無料で十分です。
有料、無料の違いはクラウドに保存できる量だけです。
機能は全く同じです。
ちなみに私は動画、静止画、音声などを保存しているので有料にしたという流れです。
４，紙を消費しなくなる
紙代が大幅に削減されます。
しかしデメリットもあります
ただ、Googleドライブも万能ではない
１，インターネット障害
インターネットがトラブルに合った際には予約確認ができなくなるので、業務開始前にオフラインでも予約が確認できるように設定をしておいた方が良いです。
うちでは過去に1度だけこれがありました。
2年くらいやって1度なので1/700くらいの確率のリスクです
２，停電
最近はあまりないですが、停電があったら、電力によって動いていますので何もできなくなってしまいます。
ここでは細かい部分は説明しきれませんが、大まかにはこのようにGoogle ドライブを使っています。
無料で工夫しだいで使い方はたくさんありますので、
先生の治療院にマッチした形で活用して効率化をしてみてください。
それでは今日はこのへんで。
ヨリミツ
PS
先生の質問お待ちしております。
些細なことでも良いので質問ドシドシお待ちしております。